Các công việc của Party Planner

Quy trình làm việc của một Party Planner sẽ được chia ra như sau:

• Tư vấn, lên ý tưởng cho buổi tiệc hoàn hảo

• Chuẩn bị địa điểm và không gian tiệc

• Trang trí không gian tiệc theo ý tưởng đã đề ra

• Tư vấn thực đơn tiệc và cách phục vụ

• Lên kế hoạch quản lý các hoạt động trong chương trình tiệc

• Quản lý và điều phối các nhà cung cấp có trong tiệc

• Đảm bảo mọi hoạt động trong tiệc diễn ra theo kế hoạch

• Xử lý các tình huống bất ngờ

• Hạn chế các chi phí phát sinh

• Dọn dẹp trước và sau tiệc

Theo đó, từ khâu lập kế hoạch, người tổ chức phải định ra các ý tưởng "đắt", viết kế hoạch bài bản chi tiết, lập dự trù kinh phí… không khác gì những người lập kế hoạch cho sự kiện lớn. Sau đó là thực thi kế hoạch đó đầy chuyên nghiệp, tốt nhất là không để xảy ra bất cứ sơ sót nào. Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ tiếp xúc với khách đầu tiên, để nắm bắt yêu cầu của khách, đánh giá khả năng thực hiện, tính toán chi phí và báo giá với khách hàng.

Sau khi hoàn tất giai đoạn này thì sẽ chuyển giao cho bộ phận sản xuất, có một người sẽ đứng ra lo liệu, điều phối nhân sự như: nhiếp ảnh, quay phim, trang điểm, stylist, thiết kế, hoa tươi, sân khấu, âm thanh, ánh sáng… Mỗi một bộ phận lại có một trưởng nhóm đứng ra chịu trách nhiệm điều hành nhóm và đội ngũ của mình thực hiện theo kế hoạch.